Cualquier editor que quiera publicar imágenes plasmadas en las láminas que hacen parte de la documentación de la Expedición Botánica que dirigió José Celestino Mutis, debe solicitar un permiso escrito al Real Jardín Botánico de Madrid, pues es allí en donde reposan las 33 cajas y 6619 dibujos que dan cuenta de la riqueza natural de nuestro territorio. Aunque estas láminas fueron hechas en la Nueva Granada y registran la flora y fauna de este territorio, son propiedad, como muchos otros archivos, de instituciones españolas a las cuales fueron transportados por orden del General Pablo Morillo, quien adelantó el proceso de reconquista una vez Fernando VII retomó el poder en España, tras el fin de la invasión napoleónica.
Morillo tenía claro que la riqueza del reino español también estaba en aquellos archivos que ordenó embalar en 1816 para ser llevados a España. La riqueza de una nación no sólo la componen sus recursos naturales sino el conocimiento que se tenga sobre los hechos que han llevado a su transformación. En parte ese conocimiento puede provenir de los archivos que contienen documentos provenientes de distintas instituciones que dan cuenta de cómo se administra el Estado o de cómo se organizan, funcionan y actúan otros organismos de tipo religioso, político, cultural, etc.
Los documentos que reposan en los archivos son fuente fundamental para entender el pasado; en un acta de nacimiento, en una resolución o decreto, en un grabado, puede estar la clave para resolver un enigma.
En Colombia, existen archivos como el Archivo General de Nación, o algunos archivos regionales y locales. La recolección de documentos de la época de la Colonia no ha sido tarea fácil entre otras cosas porque en el año 1900 un grave incendio acabó con el edificio conocido como Galerías Arruba, hoy conocido como Palacio Lévano, en Bogotá. Allí, en ese entonces, reposaban los archivos que daban cuenta de la administración colonia; incluso se afirma que el original de Acta de Independencia, los libros del Cabildo y el Acta de fundación de Bogotá también se perdieron en la conflagración. Aún así, el Archivo General de la Nación cuenta hoy con una amplísima, rica e interesante colección de documentos que pueden ser consultados por el público.
El Archivo de Sevilla, por su parte contiene el Archivo General de Indias, que puede ser consultado (incluso sus imágenes puede ser vistas ya que se encuentran digitalizadas) en http://www.mcu.es
En su presentación señala: “En este fondo se recogen todos los pleitos que desde la Audiencia de Santa Fe, creada en 1549, y procedente de todos los rincones del Virreinato del Reino de Nueva Granada, creado en 1717, suprimido en 1739 y restablecido en 1739, se enviaban a la península para su resolución definitiva.
La documentación que se conserva en el Archivo Histórico Nacional referida al Virreinato del Reino de Nueva Granada es de carácter mayoritariamente judicial, ya que el establecimiento de una nueva dinastía en la Monarquía española a principios de siglo XVIII trajo la creación de las Secretarías, dejando al Consejo de Indias con las funciones reducidas prácticamente a las judiciales.
Por otra parte todos los pleitos y causas conservados en el Consejo se dividieron, enviándose la mayor parte al Archivo General de Indias y quedándose en el Palacio de los Consejos, los pleitos y causas no fenecidas o que se incorporaran a partir de 22 de julio de 1787.
La ordenación de esta documentación se realizó por resolución de la Sala de gobierno de 6 de Septiembre de 1770, en la que se mandó hacer Inventario de todos los pleitos y causas y que se hallaran en las Escribanías de Cámara referidas a los vasallos de América. Los pleitos y causas remitidos o apelados de América al Consejo de Indias desde 1549 se conservaban sin ningún tipo de ordenación ni de fecha, origen o clase. Desde 1650 el estado de los pleitos y causas se acumulaban en cuatro clases: de cuerda (más de una pieza), sueltos (una pieza), dormidos u olvidados que aún existían en 1770 y finalmente la clase de juicios de Residencias y Visitas. De todo ello hay que decir que no se conservaba ningún inventario y muchos pleitos y causas estaban sin foliatura ni rotulata. El trabajo y arreglo que se emprendió y del que resulta la actual ordenación del fondo en lo que respecta al Virreinato Reino de Nueva Granada, recoge la documentación de las Audiencias de Santa Fe, Quito y Panamá y las Gobernaciones de Cartagena, Santa Marta, Popayán y Nueva Andalucía (Caracas y Cumaná).”
