Dos estudiantes nos cuentan su experiencia de trabajo con el archivo sonoro | Señal Memoria

 

Los documentos sonoros de todo archivo deben someterse periódicamente a procesos técnicos de recuperación: conservación, digitalización y catalogación. En el área de conservación es necesario realizar el proceso de limpieza para garantizar la permanencia en el tiempo de los soportes. 

 

En el Sena, los estudiantes del programa en Gestión Documental y Gestión Bibliotecaria aprenden desde cómo planificar, administrar y controlar los documentos de un archivo, hasta cómo asegurar la correcta disposición final de estos, según la normatividad vigente. 

 

Vanessa y Diana sabían que la conservación es uno de los ocho procesos que debe seguir un documento para una correcta gestión:

 

1. Producción documental: establecer cómo será la generación de documentos, en qué formatos se va a preservar la información. 

2. Recepción de documentos: definir cómo será la radicación y registro de los documentos. Conocer por qué vía llegan los documentos, pueden llegar por medios electrónicos como fax o correo electrónico, o por mensajería. 

3. Distribución de documentos: asegurar que todo documento llegue a su destinatario y generar un registro de recibo por parte de cada persona.

4. Trámite: seguir el curso de un documento desde que se recibe hasta que se le da una respuesta.  Para hacer ese seguimiento, cada trámite debe tener una firma con nombre y fecha.

5. Organización: tener claro cuál es el lugar de cada documento. Aquí es fundamental tener clara la estructura y funciones de cada dependencia.

6. Consulta: garantizar el acceso al documento por parte de los usuarios. Para esto deben contar con un inventario, catálogo o índice actualizado.

7. Conservación: realizar operaciones que prolonguen la vida del documento. Para prevenir su daño o deterioro es importante que el espacio donde se almacenan tenga las condiciones de humedad y temperatura adecuadas, y que los documentos estén protegidos dentro de cajas de archivo.

8. Disposición final: establecer unos criterios claros sobre selección de los documentos que permitan separar los que se van a conservar de los que se van a eliminar.

 

Casi todos estos conocimientos preparan a los egresados para trabajar con documentos de archivo en soportes de papel. Una fonoteca es como una biblioteca que en vez de conservar libros conserva audios. En este caso el acervo o fondo documental está alojado en distintos tipos de soportes que han ido cambiando a lo largo del tiempo. Estos soportes deben organizarse y limpiarse periódicamente, labor que estuvo a cargo de Vanessa y Diana.

 

Vanessa Real

 

 

 

Diana Lorena Ortiz

 

 

 

 

 

Un archivo sonoro puede estar muy bien conservado, pero sin al menos un proceso de limpieza anual, se puede deteriorar. Para hacer la limpieza técnica de los soportes, Diana y Vanessa necesitaron utilizar cada día una cofia, tapabocas, bata y guantes. Sin importar el tipo de soporte en que se encuentren los archivos, es necesario tener en cuenta todas las partes que componen cada documento. En este caso, la limpieza de discos de vinilo de 7, 10, 12 y 16 pulgadas se hizo teniendo en cuenta que muchos tienen bolsas plásticas y libretos adjuntos a los que también fue necesario aplicarles procesos de Gestión Documental. 

 

 

 

Un egresado en Gestión Documental puede trabajar como asistente archivístico, supervisor o coordinador de archivo. Un egresado del programa en Gestión Bibliotecaria puede desempeñarse como bibliotecario o catalogador de documentos bibliográficos. Para Diana y Vanessa enfrentarse a documentos tan distintos implicaba aprender nuevos conocimientos sobre lo que es un archivo y lo que significa catalogar sonidos.

 

 

 

Así como en las empresas se implementan procesos de gestión documental para garantizar que los soportes que trazan la historia de la entidad estén a salvo, en la fonoteca de Señal Memoria conservamos soportes que cuentan la historia de la radio pública y trabajamos para que estén disponibles para nuevas generaciones de colombianos.